La même information, saisie trois fois.
Une inscription, une sortie, un changement d’adresse : la même donnée passe d’un tableau à un logiciel, puis à un mail, recopiée à la main à chaque étape.
Outils sur mesure et IA pour établissements scolaires L’outil forgé à la mesure de votre école.
Nous repérons avec vous ce qui pèse sur votre équipe, puis nous créons l’outil qui s’en charge et fait mieux : moins d’oublis, des familles mieux informées, une équipe qui voit clair.
Le temps ne part pas où vous croyez.
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Des plannings à refaire au moindre changement.
Surveillances, salles, rendez-vous avec les familles : une absence ou une salle prise, et tout se reprend, au téléphone et sur papier.
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Les relances, quand on y pense.
Dossiers incomplets, autorisations à signer, réponses attendues : elles se font tard, ou pas du tout, parce que les tenir à jour est un métier en soi.
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Un suivi qui tient dans une seule tête.
Un projet de classe, un voyage, une commande de fournitures : où en est-on ? L’avancement n’est écrit nulle part, et tout repose sur la mémoire de quelqu’un.
Ce qui prend le plus de temps dans un établissement n’est presque jamais une grosse tâche : c’est une petite tâche répétée cinquante fois, que personne n’a jamais comptée.
La ligne rouge
Autour de l’enseignement, jamais à sa place.
C’est la limite qui définit l’offre, et elle n’est pas négociable. Ce que nous construisons allège l’organisation de l’établissement. Ce qui relève de la mission éducative reste entre les mains de ceux dont c’est le métier.
Dans le périmètre
- L’organisation : plannings, réservations, inscriptions aux réunions et aux sorties
- Le suivi : projets de classe, voyages, commandes, dossiers en cours
- Les relances et les rappels : pièces manquantes, autorisations, échéances
- Les informations saisies plusieurs fois, d’un outil à l’autre
- Les documents administratifs : attestations, courriers, convocations
- La vue d’ensemble : tableaux de bord et analyses de ce que vous avez déjà
Jamais, par principe
- Générer des cours ou des supports pédagogiques
- Conseiller ou orienter un élève
- Évaluer, noter, trier ou classer des élèves
- Décider ou pré-décider d’une admission
C’est la mission des professeurs et des équipes éducatives, et elle ne se délègue pas à un outil. Ces usages sont aussi ceux que le règlement européen sur l’IA classe à haut risque en éducation. Les écarter n’est pas une contrainte subie, c’est le point de départ.
Trois familles de tâches
Ce que ça donne, concrètement.
Des plannings et des inscriptions qui se tiennent à jour.
Surveillances, salles, réunions, sorties : l’outil rassemble les réponses au même endroit, tient le planning à jour et prévient qui doit l’être.
- Des inscriptions en ligne, aux réunions comme aux sorties, rassemblées au même endroit
- Des plannings de surveillance ou de salles qui se mettent à jour d’eux-mêmes
- Des rendez-vous avec les familles pris sans aller-retour de mails
Des relances qui partent sans que personne ait à y penser.
Pièces manquantes, autorisations à signer, projets qui avancent : l’outil suit ce qui est attendu, relance au bon moment et montre où en est chacun.
- Des relances envoyées au bon moment : pièces manquantes, autorisations, échéances
- Le suivi des projets de classe, des voyages et des commandes, partagé par l’équipe
- Les tâches qui reviennent chaque semaine, chaque trimestre, chaque rentrée
Une information saisie une fois, et reprise partout.
La même donnée ne passe plus d’un tableau à un logiciel, puis à un mail : l’outil la reprend là où elle est, produit ce qui en découle et donne la vue d’ensemble.
- Des informations saisies une seule fois, puis reprises d’un outil à l’autre
- Des documents administratifs produits depuis les données que vous avez déjà
- Des tableaux de bord qui donnent la vue d’ensemble, sans rien ressaisir
Le sujet n’est pas l’IA, c’est le temps.
Ce qu’un établissement attend, c’est de ne plus passer ses heures sur ce qui se répète, et de rendre ce temps à ce qui demande vraiment quelqu’un. L’IA n’est qu’un des moyens employés, et seulement là où elle fait mieux qu’un traitement classique.
Un outil livré
Le Surveillant, pour la direction diocésaine d’Aix, Digne et Gap.
La DDEC voulait une vue d'ensemble sur ce que publient les établissements qu'elle fédère, et un calendrier éditorial fondé sur leurs contenus et leurs tendances communes. L'application récolte les publications Instagram et Facebook des 77 établissements du diocèse, en propose une analyse éditoriale assistée par l'IA (tendances, faits marquants, vue d'ensemble), suggère des publications à la DDEC, et permet de les créer et de les publier sur plusieurs réseaux.
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Du temps rendu à l’équipe.
Un outil robuste, qui libère un temps considérable aux collaborateurs de la DDEC.
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L’IA suggère, l’équipe décide.
Les suggestions restent des suggestions : ce sont les collaborateurs de la DDEC qui créent et publient. C'est le principe de tout ce que nous construisons.
Deux façons de travailler ensemble.
Selon que l’outil sert votre seul établissement ou qu’il a vocation à servir plus largement, il ne se construit pas de la même façon.
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Un outil qui vous appartient.
Nous le construisons pour une tâche de votre établissement, et le code propre à votre besoin devient le vôtre. Nous ne gardons que nos briques génériques, jamais vos données ni ce qui vous est propre.
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Un outil que vous utilisez.
Nous restons propriétaires de l’application, et vous en avez l’usage, pour vous et votre équipe. C’est ainsi que fonctionne le Surveillant, à la direction diocésaine d’Aix, Digne et Gap.
Dans les deux cas, nous restons là après la mise en service : l’outil s’entretient et évolue avec vous.
Où vont les données.
Ce sont des données d’élèves, donc de mineurs, et souvent des données de familles : impayés, quotients familiaux, dossiers d’aide. Un établissement qui les confie à un prestataire engage sa propre responsabilité. La question mérite mieux qu’un logo « conforme ».
- Les données sont hébergées en France.
- Selon les projets, elles sont effacées régulièrement, pour n’en garder que le nécessaire.
- Le traitement par l’IA passe par un fournisseur d’API, hors de France : il est déclaré comme sous-traitant dans le contrat.
- Un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD est signé avec l’établissement : nature des données, localisation, durée de conservation, mesures de sécurité.
- L’établissement reçoit de quoi informer les familles des traitements réalisés : c’est son obligation, et il a besoin de son prestataire pour la remplir.
L’hébergement en France est une condition, pas une preuve de conformité. Ce qui fait foi, c’est le contrat. Il se lit avant de signer, pas après.
Cinq étapes
Comment ça commence.
Par une tâche, pas par un projet. La première question n’est pas « que peut faire l’IA » mais « qu’est-ce qui vous prend du temps sans en valoir la peine ».
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Nous repérons les tâches avec vous
Celles qui reviennent et prennent du temps à votre équipe. Pas besoin de savoir si elles sont automatisables : c’est justement ce que nous regardons.
- 02
Nous concevons l’outil
Combien de fois par an, combien de temps à chaque fois, et par qui : c’est ce qui dit si un outil vaut la peine. Parfois la réponse est non, et nous vous le disons. Sinon, nous en dessinons le principe avec vous.
- 03
Une proposition adaptée
Ce que fera l’outil, comment il sera construit, et la façon de travailler ensemble qui vous convient.
- 04
Nous le construisons et le testons
Sur votre cas réel et vos vraies données, avant de le mettre entre vos mains. En service, une personne de l’établissement relit et valide : rien ne part sans ce clic.
- 05
Nous le maintenons
Installation, mises à jour, corrections : vous n’administrez rien. Une automatisation qui casse en silence est pire que pas d’automatisation du tout.
Les questions qui reviennent, sur l’automatisation.
Non, et ce n’est pas une promesse commerciale : c’est la limite qui définit l’offre. Nous n’intervenons jamais sur l’enseignement, l’évaluation, l’orientation ni l’admission. Nous intervenons autour : l’organisation, le suivi, les relances, les documents. Le métier d’enseignant n’est pas automatisable, et le prétendre serait malhonnête.
La question n’est pas l’IA, c’est ce qui vous prend du temps sans en valoir la peine. Si une tâche revient cinquante fois par an et que personne n’y apprend rien, elle mérite d’être regardée, que la solution passe par de l’IA ou par un traitement tout à fait ordinaire.
Il prépare, il ne décide pas. Une personne de l’établissement relit et valide avant que quoi que ce soit parte. C’est le principe du Surveillant, livré à la direction diocésaine d’Aix, Digne et Gap : l’IA suggère, l’équipe décide.
Elles sont hébergées en France. Le traitement par l’IA passe par un fournisseur d’API, hors de France, déclaré comme sous-traitant dans le contrat. Ce contrat, conforme à l’article 28 du RGPD, précise la nature des données, leur durée de conservation et les mesures de sécurité ; il se lit avant de signer.
C’est prévu ainsi : nous installons, maintenons et mettons à jour ; l’établissement n’administre rien. La seule chose demandée à votre équipe est ce qu’elle fait déjà : relire et valider.
Le Surveillant, livré à la direction diocésaine d’Aix, Digne et Gap, tourne aujourd’hui. Et nous partons toujours d’une tâche réelle d’un établissement, jamais d’un produit à placer : c’est ce qui distingue cette démarche d’un éditeur qui pousse un logiciel vers un marché qui ne l’a pas demandé.